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Julia Jenewein

Wie Sie das richtige Projektmanagement-Tool fur Ihr Team wahlen

Sind Sie auf der Suche nach einem Projektmanagement-System, das sie wenig kostet und ihren Bedürfnissen gerecht wird? Mittlerweile gibt es viele unterschiedliche Tools, die sie sowohl handschriftlich als auch digital online verwenden können. Doch welche Methode ist die richtige? Diese Frage möchten wir diesem Artikel näher erläutern, damit sie ein System wählen, das zu ihren Ansprüchen passt.



Das richtige Projektmanagement

Über Jahrzehnte haben sich viele Ideen rund um das Projektmanagement entwickelt. So gibt es unzählige Methoden, für die es mehrere Bücher bräuchte, um sie alle zu erläutern. Deswegen möchten wir uns auf zwei bewährte Methoden konzentrieren, um den Überblick zu behalten. Mit diesen können Sie sowohl Kreativprojekte als auch Routineaufgaben meistern und systematisieren.

Wichtig ist, dass sie das gelernte umsetzen und am Ball bleiben. Denn kein Projektmanagementsystem funktioniert, wenn es nicht regelmäßig angewandt wird.

Kanban vs Scrum

Besonders zwei Systeme haben sich über die Jahre bewährt. Das eine ist Kanban und das andere Scrum. Eines vorweg: Keiner kann Ihnen sagen, welche Methode für Sie am besten ist. Letztlich müssen sie entscheiden, welches Tool zu ihnen und zu ihrem Team besser passt.

Beide gehören zu den sogenannten agilen Methoden und sollen sie dabei unterstützen, in der Produktentwicklung und bei vielen weiteren kreativen Prozessen voranzukommen. Kanban und Scrum sind dabei jeweils Frameworks, also Tools, die Rahmen schaffen.

Kanban ist eine Methode, die aus der Autoindustrie kommt. Sie zählt zu den älteren Varianten und hat sich über die Jahre bewährt. Besonders der Autohersteller Toyota wurde dafür berühmt, sie einzusetzen und damit Projekte zum Erfolg zu führen.

Hierbei werden jeweils drei Spalten verwendet, um Aufgabenbereiche zu visualisieren. In der ersten Spalte werden alle Tätigkeiten gesammelt, die noch bevorstehen und in Zukunft erledigt werden sollen. In der zweiten Spalte befinden sich die Aufgaben, die gerade in Arbeit sind. Und in der letzten wird erfasst, welche Aufgabenbereiche bereits erledigt sind.


Bei der klassischen Variante werden Aufgaben auf Zetteln geschrieben bzw. auf Haftnotizen. Diese werden anschließend in die jeweilige Spalte auf dem Whiteboard geklebt. So behält man einen visuellen Überblick und weiß, wie weit ein Projekt fortgeschritten ist. Bei Scrum handelt es sich um eine Art von Steuerung und Planung von Software-Projekten. Letztlich ist die Methode ziemlich einfach. Sie ist jedoch auch sehr flexibel und kann dadurch auch hoch komplexe Projekte fassen. Die Methode stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und ist für viele verschiedene Kreativprojekte geeignet.

Bei Scrum wird davon ausgegangen, dass es niemals ein fertiges Produkt gibt. Diese Denkweise kommt aus der Softwareentwicklung und meint, dass es immer etwas zu verbessern gibt. Die Methode ist darauf ausgelegt, bestimmte Zyklen in fest geregelte Abläufe zu bringen. Hierbei gibt es unterschiedliche Benutzerrollen, die im Verlauf des Prozesses eine besondere Bedeutung erhalten.

Es ist möglich, dass Teams sich innerhalb von zu erledigenden Aufgaben selbst organisieren. Dabei werden die wichtigsten Aufgabenbereiche zu Beginn der Arbeit festgelegt und die Ressourcen bestimmt. Für jede Aufgabe, die im System registriert wird, bestimmt das Team eine Dauer, in der die Tätigkeit abgeschlossen werden muss.

Sobald Aufgabenbereiche festgelegt sind, können Sie nun in einem Scrum-Board visualisiert werden. In Zeitabständen von ca. vier Wochen muss das Team nun festgelegte Aufgaben in kleinere Aufgabenbereiche unterteilen und abschließen. Während dessen können keine Aufgaben hinzugefügt oder verändert werden. Nur im nächsten Zyklus ist das wieder möglich. Mehr zu dem Thema unter „Scrum vs Kanban“.

Was sind die Unterschiede?

Scrum ist statischer als Kanban. Es hat den Zweck, die Kreativität zu bändigen und zu systematisieren. Das ist der größte Unterschied zum Kanban. Scrum ist in der Regel besser geeignet für Kreativprojekte, während Kanban auch für Routineaufgaben ideal ist.

Ansonsten haben beide Methoden viele Gemeinsamkeiten. Beide definieren sich als Methoden, die weit über die Visualisierung hinausgehen. So gibt es auch bei beiden die Idee der Selbstorganisation der Teams oder die ständige Kommunikation durch regelmäßige Treffen bzw. Meetings.

Fazit

Da beide Methoden sehr viele Gemeinsamkeiten haben, können beide gleichermaßen effektiv eingesetzt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass das Projekt sich grundsätzlich für agile Methoden eignet.


Verantwortlich für diesen Beitrag: Julia Jenewein