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Anne Reiniger

Effizienter arbeiten durch bessere Ressourcenplanung

Wer ein Projekt plant, der muss zunächst einmal wissen, was zur Verfügung steht.

Oder auch: Wer.

Denn ein Projekt zu planen und die jeweiligen dazu passenden Fachkräfte zu finden, ist relativ einfach. Schwieriger wird es jedoch, wenn mehrere Projekte gleichzeitig geplant werden müssen und dieselben Mitarbeiter gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten.



Schließlich kann sich ein Mitarbeiter nun einmal nicht aufteilen. Arbeitet er also an einem Projekt und wird gleichzeitig bei einem anderen gebraucht, kommt es schnell zu Verzögerungen und Problemen in der Projektplanung.

Damit dies gar nicht erst passiert, ist direkt am Anfang einer Projektplanung eine Ressourcenplanung erforderlich, am einfachsten mit einer digitalen.

Je größer das Unternehmen, desto mehr Köpfe sind involviert und desto mehr Projekte gibt es, die alle aufeinander abgestimmt werden müssen, auch in Hinsicht auf die Ressourcen.

Bei vielen Projekten ist es leicht, den Überblick zu verlieren, gerade, wenn auch andere Abteilungen Projekte planen, die nicht direkt durch die eigene Abteilung gehen, jedoch Arbeitskräfte aus dieser einbeziehen.

Eine Gesamtübersicht zur Ressourcenplanung

Im Falle von mehreren, gleichzeitig laufenden Projekten, muss neben der Projektplanung noch eine zweite Planungsübersicht erstellt werden.

Eine, die nicht nur das Projekt und dessen Verlauf, sondern auch eine Gesamtübersicht über Projekte und Ressourcen innerhalb des Unternehmens anzeigt.

In so einer Ressourcenplanung kann sichergestellt werden, dass die gleichen Mitarbeiter nicht zum gleichen Zeitpunkt in mehrere Projekte eingeplant werden.

Auch wenn verschiedene Manager verschiedene Projekte mit den gleichen Mitarbeitern und Ressourcen planen, ist so eine Gesamtübersicht wichtig.

Die Unternehmenssoftware Timewax bietet hierfür die so genannte Auslastungs-Funktion.

Diese ist ein umfassendes Produktivitäts- und Prognosetool, das die Produktivität des Unternehmens zeigt.

Eingeteilt in Abteilungen, Positionen und Ressourcen, die von der Auslastungs Funktion analysiert werden.

So fällt es beispielsweise leicht, auf einen Blick zu erkennen, wer wieviele Arbeitstage zur Verfügung hat, wer wann im Urlaub ist und wer derzeit an einem Projekt arbeitet und demnach keine freien Kapazitäten mehr hat.

Hierbei hilft besonders die Plantafel von Timewax übersichtlich dabei, Mitarbeiter sinnvoll nach ihren freien Kapazitäten einzusetzen.


Das Gantt-Diagramm

Wird ein Projekt mal etwas komplexer, erfordert dies natürlich auch eine komplexere Ressourcenplanung.

Dies kann bei Timewax mit dem Gantt-Diagramm erfolgen. Dieses ist natürlich mit der bereits erwähnten Planungstafel gekoppelt und ermöglicht eine einfache Kommunikation und Übersicht für größere, komplexere Projekte mit vielen Mitarbeitern.

Hier haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, einem Projekt Fortschrittsberichte und Budgetstunden hinzuzufügen oder auch das Layout ans jeweilige Projekt anzupassen.

Außerdem bietet ein Gantt-Diagramm die Möglichkeit ein und dasselbe Projekt in verschiedenen Versionen zu planen. So kann zum Beispiel eine Prognose, ein Entwurf und eine Grundversion erstellt werden, die danach miteinander verglichen werden können.

Ressourcenplanung digital

Eine gute Planung ist das A und O eines jeden erfolgreichen Projektes. Das gilt natürlich auch für die Ressourcen. Mit Timewax geht das glücklicherweise ganz einfach online und kann dank mobiler App und Cloud-Funktion sogar von unterwegs aus erledigt werden.

Statt langem, chaotischen Überlegen, zeigen die Online-Tools Ihnen freie Kapazitäten auf einen Blick und sparen so wertvolle Zeit, Geld und Energie.

Da eine Software automatisch agiert, werden keine Zeiträume und Ressourcen mehr verschwendet und die Auslastung wird optimiert. Ganz ohne Mehraufwand von Ihrer Seite.


Verantwortlich für diesen Beitrag: Anne Reiniger